Anja van den Berg

Foute in e-pos-etiket by die werk sal waarskynlik nie jou loopbaan kelder nie, maar dit sal verwarring en oponthoude veroorsaak en selfs onbeantwoord bly.

Bemeestering van die ongesproke reëls van professionele e-pos sal ʼn invloed uitoefen op hoe bekwaam jou kollegas jou beskou. E-Posse wat goed saamgestel en opgestel is, sal daartoe bydra dat jy as bevoeg oorkom en jou sterk kommunikasievaardighede ten toon stel. Daarbenewens sal jou kollegas meer waarskynlik reageer omdat hulle verwag dat jou digitale kommunikasie duidelik, bondig en op die man af sal wees.

Jeff Su, ʼn spesialis in praktiese loopbaanontwikkeling en produktiwiteit, het ʼn agt-stap plan gebou om jou leiding te gee in die skryf van beter e-posse by die werk. Begin hulle vandag nog toepas!

  1. Inkorporeer ʼn oproep tot aksie in die onderwerpslyn

Sluit ʼn duidelike oproep tot aksie in die onderwerpslyn in. Vertel die ontvangers presies wat jy wil hê hulle moet doen, en die beraamde tyd wat hulle sal benodig om dit te doen. Hierdie baie klein truuk gee hulle baie meer konteks. Byvoorbeeld, in plaas van om te skryf: “Aksie benodig, terugvoer vir  projek X”, skryf: “Vyf minute – oorsig terugvoer vir projek X”.

  1. Een e-posdraad per onderwerp

Volstaan by een e-posdraad vir dieselfde onderwerp. Moenie aparte e-posse vir dieselfde projek uitstuur as jy ʼn opdatering, ʼn nuwe idee of ʼn opvolgvraag het nie. Die ontvangers sal nie oor die konteks van die oorspronklike e-posdraad vir verwysing beskik nie. Veelvoudige nuwe e-posse oor dieselfde onderwerp prop net hulle in-bokse onnodig vol.

  1. Bestuur ontvangers

Indien jy ontvangers in ʼn e-posdraad bygevoeg of verwyder het, sluit ʼn kort verduideliking in. Dalk moes jy ʼn nuwe rolspeler betrek vir insette of iemand uithaal om hulle in-boks ʼn blaaskans te gee. ʼn Professionele en maklike manier om dit te doen is om ʼn sin reg bo by te voeg wat duidelik aandui wie jy bygevoeg of verwyder het. Voeg parentese by die font of verander dit in skuinsdruk, om die inligting van die werklike liggaam van die e-pos te skei.

  1. Begin met die hoofpunt

Onthou dat e-posse nie veronderstel is om op dieselfde wyse geskryf te word as briewe aan jou familie om vir geld te vra nie! Mense is geneig om baie inligting met die inval in te sluit en konteks te skep, en die punt van die boodskap eers heel aan die einde van die e-pos in te sluit. Plaas altyd jou hoofpunt eerste, gevolg deur die konteks.

  1. Gee ʼn opsomming in jou antwoord

As jy ʼn e-pos ontvang met ʼn klomp ongeorganiseerde inhoud, som die afsender se hoofpunte vir hom op in jou antwoord. Neem ʼn paar minute om temas in die e-pos wat met mekaar verband hou te groepeer en hulle in ʼn paar sinne op te som voordat jy antwoord. Nie alleen help dit jou om te bevestig dat jou begrip korrek is nie, maar die afsender sal ook die ekstra moeite waardeer wat jy gedoen het om hom te help om sy gedagtes te orden.

  1. Hiperskakel indien moontlik

Indien jy ʼn skakel oor e-pos deel, neem ʼn paar ekstra sekondes om Opdrag K op Mac of Kontrole K op Windows te klik en hiperskakel die eksterne webwerf of video. Jou e-pos sal sonder ʼn lomp skakel skoner en sagter op die oog wees. Dit verminder ook die kanse dat jy ʼn fout sal maak deur ʼn ekstra letter in die oorspronklike URL by te voeg of uit te wis.

  1. Verander verstek-opsie (“default”) na “Reply” (nie “Reply all” nie)

Hierdie benadering sal jou help om enige skade te beredder wat mag voorkom as jy ʼn e-pos oorhaastig stuur, en jy per abuis  ʼn fout in jou boodskap gemaak het. Dis makliker om die skade te beperk as die e-pos na een ontvanger gestuur is in plaas van ʼn hele klomp.

  1. Verander “undo send”-opsies 

Haat jy nie daardie gevoel wanneer jy besef jy het ʼn fout gemaak ʼn paar sekondes nadat jy die boodskap afgestuur het nie? Verander die “undo send”-opsie na 30 sekondes, en jy sal ʼn tydbuffer hê wat jou toelaat om jou foute reg te maak.

Bron:

Harvard Business Review: https://hbr.org/2021/08/how-to-write-better-emails-at-work

Teken aan

Registreer

Wagwoord vergeet

Kitssoektog