Volgens Artikels

Deur Wilma Bedford

Wat is “besighouwerk”?

Besighouwerk spoor mense aan om besig te lyk al bereik hul niks met wat hul doen nie. Dit veroorsaak meer vergaderings, papierwerk en aktiwiteitsvolging in  ʼn poging om meer produktiwiteit te skep. En, nog belangriker, besighouwerk is ʼn simptoom van wantroue in organisasies en rig werklike skade aan in hierdie tye van kenniswerkers.

Baie bestuurders verwag van hul werknemers om dwarsdeur die werkdag besig te bly. Selfs as daar dooie tyd in die werkvloei kom, is die boodskap van bestuur duidelik: vind ʼn manier om aan te hou werk. As dit lyk asof werkers met hul duime speel, sal sommige bestuurders intree met besighouwerk om hul werknemers besig te hou.

Die impak van besighouwerk

65% van werknemers in ʼn oorsig deur Havas Worldwide het gevoel dat mense bloot voorgee om besig te wees.

Deel van die probleem met besighouwerk is dat sommige bestuurders besigwees met produktiwiteit gelykstel. Daar is organisasies waar die werkkultuur voorskryf dat bestuurders op ʼn meer tradisionele, outoritêre styl moet optree en outonomie onder werknemers moet  ontmoedig. Bestuurders kan dus ook voel dat hulle onder druk van hul eie hoofde is om te bewys dat hul span besig en produktief is.

Besighouwerk kan veroorsaak dat spanlede uiters hard werk maar skaars hond haaraf maak, wat dikwels lei tot laer prestasievlakke, frustrasie, uiteindelike uitbranding, werkontevredenheid en selfs personeelomset.

Een studie uit 2016 onder 600 kenniswerkers het getoon dat hulle slegs 39% van hul werkdag gebruik om hul eintlike werk te doen, met die res wat bestee word aan vergaderings, e-posse en besighouwerk soos die skryf van statusverslae vir bestuurders. ʼn Ander studie dui aan dat werkers, ten einde besiger te lyk en, nog belangriker, omdat hulle weet hulle word dopgehou, gemiddeld 41% van hul tyd bestee aan selfopgelegde besighouwerk wat na ander gedelegeer kan word.

Voorts het laervlak- uitvoerende beamptes en middelbestuur dikwels verskillende prioriteite as diegene in hoër poste. Hulle pogings om te bewys dat hulle die teikens haal wat hoërop gestel word, eindig dikwels in ywerige mikrobestuur en onbenullige besighouaktiwiteite wat almal se tyd mors.

Die gevolge van afstandswerk

Toe werknemers aanvanklik na afstandswerk oorgeskakel het, was baie bestuurders omgekrap omdat hulle nie hul werknemers visueel kon moniteer nie.

Sommige werknemers wat van die huis af gewerk het, was inderdaad ook geneig om ʼn bietjie skuldig te voel as daar ʼn verposing in die werk gekom het. Hoofde het toe begin om besighouwerk uit tedeel sodat werknemers steeds nuttig kan voel in hierdie stil tye.

Om egter te veel besighouwerk toe te ken om skuldgevoelens te versag, kan beteken dat een stel negatiewe gevoelens in die plek van ʼn ander gestel word. ʼn Studie uit 2018 het getoon dat 42% van werkers die helfte van hul tyd aan besighouwerk bestee, en 71% het gesê dat te veel besighouwerk ”hulle laat voel dat hul lewens vermors word”.

Oor die lang termyn kan die dikwelse toedeling van take wat hoofsaaklik bedoel is om werkers besig te hou die verhouding tussen bestuurders en hul werkers vertroebel, en dit dui op ʼn gebrek aan vertoue en ʼn gebrek aan omgee.

Skuif van besighouwerk na betekenisvolle werk

As jy of jou span ʼn redelike hoeveelheid besighouwerk doen, is die volgende wenke oor maniere om ʼn geleentheid vir verbetering te skep.

Moenie mirobestuur nie: Werknemers wat onnodig mikrobestuur word, voel dat hulle nie vertrou word nie, hulle word meer afhanklik van hul bestuurder in die toekoms, en die bestuurder het bloot sy werklas vergroot.

Neem die leiding deur jou eie produktiwiteit te evalueer (in plaas daarvan om jou span te mikrobestuur). Dit sal jou toelaat om die belangrikste ding te pak, dit makliker maak om ʼn betekenisvolle gesprek oor werk met jou werknemers te hê, hulle ʼn kans gee om hul eie produktiwiteit te evalueer, en regstellende stappe te doen.

Hou minder, korter vergaderings: Vergaderings is soms nodig om jou spanmaats te help om in die regte rigting te beweeg. Dis ʼn geleentheid om te sien waaraan hulle werk en wat jy kan doen om hulle te help om te slaag.

Dit is egter belangrik om hierdie vergaderings kort en min  te hou ten einde vermorste tyd en onbetrokke spanmaats te vermy.

Omskryf een, duidelike doelwit: Dit sou ideaal wees om een buitengewoon duidelike doelwit te hê waaraan almal op enige gegewe oomblik werk. Elke bykomende item op jou doenlysie is nog ʼn kans om afgelei te word.

Stel doelwitte wat gebaseer is op jou maatskappy se visie om jou span te help om te fokus op die toptake of -taak om daar te kom. Op hierdie wyse kan jou span makliker die slaggate van multitaakverrigting vermy en op die hoofdoel fokus.

Projekbestuursagteware: Taakbestuursagteware laat jou toe om jou span se projekdetail te organiseer, terwyl kommunikasie spesifiek vir die projek of taak op hande effektief op een plek gehou word. In plaas daarvan om deur ʼn menigte e-posse te grawe om ʼn vermiste aanhangsel te soek, kan dit direk op jou taaklys of projekpraatje geplaas en gespoor word.

Voeg waarde toe: Randy Clarke stel voor dat bestuurders  dieper moet dink oor die soort take wat hulle uitdeel. Hulle moet beplan vir minder besige tye en ”take vind wat waarde sal toevoeg”. Dit is essensieel dat betekenisvolle werk ʼn kernkomponent van jou maatskappy se strategie moet wees. Dit moedig jou spanne aan om betrokke te wees by hul werk en self te besluit of hulle werklik dinge vorentoe laat beweeg of bloot hul wiele spin.

Moet kan “nee”sê: Bemagtig werknemers om nee te sê vir take en onderbrekings wat in die eerste plek besighouwerk skep. Dit sal voorkom dat hul werkdag onderbreek word deur, byvoorbeeld, vergaderings waarby hulle nie eers hoef te wees nie.

Stroomlyn: ʼn Werkplek wat vir werk gestrutureer is, kan die aansporing vir besighouwerk uitskakel. Reik vorderingsverslae kwartaalliks uit, beperk vergaderings tot een dag per week en hou dit kort en meer gefokus. Memo’s moet nie onnodige inligting bevat nie.

Maak ruimte vir buigsaamheid: Gee jou werknemers betekenisvolle take of geleenthede vir groei wat dikwels agterweë bly, soos opleiding. Dit gee ook vir werknemers ʼn blaaskans. Talle studies het al die voordele van gereelde pouses deur die loop van die dag bewys. Dit sluit in verminderde stres en verbeterde fokus, kreatiwiteit en produktiwiteit – alles positiewes vir werknemers en hul organisasies. As jou werknemers vroeg klaarmaak of tyd vir ʼn verposing het, is daardie buigsaamheid deel van die beloning vir hul prestasie.

En laastens, bestuurders wat voel hulle is vasgevang in ʼn siklus van besighouwerk toe te  wys, moet ʼn bietjie agteruit staan en wyer dink oor wat topbestuur van hulle wil hê – eerder as om te skarrel om mense besig te hou. Buigsame skedules sal werkure vir uitkomste wissel, besighouwerk saam met hulle neem, en gesonder, gelukkiger werkers agterlaat.

 

Bronne

The managerial obsession with ‘busywork’.

Joanna York. 13 April 2022.

https://www.bbc.com/worklife/article/20220411

 

How busywork is killing your team’s productivity.

John Coburn.

https://www.taskworld.com/blog/

 

Stop busywork now!

Ri Shawn Biddle.

https://www.fullfocus.co/

Teken aan

Registreer

Wagwoord vergeet

Kitssoektog